Ljubljana, 20. novembra 2019; Pod okriljem projekta vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva, v katerem sodeluje sedem slovenskih javnih arhivov, se je danes v Ljubljani začela četrta konferenca z mednarodno udeležbo. V dveh dneh bo 24 predavateljev predstavilo dosežke v času vzpostavitve projekta, gostje pa odstirajo tudi nova področja. Napredek informacijsko-komunikacijske tehnologije je spremenil sodobno družbo predvsem glede dostopnosti informacij. Te morajo biti na voljo takoj, na daljavo in brez ovir različnih nosilcev ali uradnih ur njenih upravljavcev, je poudarila v uvodnem pozdravu mag. Petra Culetto, državna sekretarka na Ministrstvu za kulturo Republike Slovenije.
Virtualizacija vsakdanjega življenja za varuhe kulturne dediščine prinaša številne izzive. Obstaja pa tudi tveganje, da bo določen del fizičnega gradiva zaradi pogoste uporabe ali zaradi fizičnih lastnosti samega nosilca zapisa, sčasoma propadel ali postal neuporaben. »Zavedamo se odgovornosti, ki jo imamo pri svojem delu. Število dokumentov, ki se v svetu izgubljajo vsako sekundo, je preveliko. Rezultati projekta pa vodijo v pravo smer. »Tehnološke možnosti in pravna podlaga za e-poslovanje so v zadnjih letih povzročile vse večjo količino digitalnih zapisov. To je pred slovenske javne arhive postavilo vrsto novih vprašanj in izzivov, povezanih predvsem s tem, kako zagotoviti njihovo dolgoročno ohranjanje.« pojasnjuje dr. Andrej Nared, namestnik direktorja Arhiva Republike Slovenije.
Nove digitalne tehnologije ponujajo številne priložnosti za izboljšavo. V naše okolje vstopajo pojmi kot so digitizacija, digitalizacija, virtualizacija, digitalna transformacija ali umetna inteligenca. Skladno s tem se korenito spreminjajo tudi strokovni delovni procesi v slovenski javni arhivski službi. Vodja projekta vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva, dr. Tatjana Hajtnik iz Arhiva Republike Slovenije, nadaljuje: »Nastopil je čas, ko smo morali stopiti iz cone udobja, kjer je vse znano in rutinirano, ter razmisliti o preoblikovanju svojih arhivskih procesov.«
Pod okriljem projekta sodeluje sedem slovenskih javnih arhivov. Vzpostavitev skupnega projekta, prve generacije slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si., je bila osnovana na strategiji izvedbenega načrta razvoja e-ARH.si za obdobje do 2020, sprejeti leta 2016. »Dobro leto pred njegovim zaključkom predstavljamo realizacijo projekta,« pojasnjuje dr. Hajtnikova. »Ta je namenjen tako ustvarjalcem arhivskega gradiva v digitalni obliki kot javni arhivski službi, ki to gradivo od njih prevzema, skrbi za njegovo dolgoročno ohranjanje ter nadaljnjo uporabo kot tudi, ali pa predvsem, končnim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti ali omejitve.« Vsem uporabnikom želimo omogočiti dostop do najboljših e-rešitev s kateregakoli mesta z namenom ohranjanja in uporabe elektronskega arhivskega gradiva. »S tem želimo postati vodilni na področju inovacij e-arhiviranja v Republiki Sloveniji in širši regiji. Ob koncu bomo izpostavili tudi nadaljnje izzive pri vzdrževanju in upravljanju vzpostavljene prve generacije e-ARH.si ter razvoju njegove druge generacije v naslednjih petih letih.«
Skupne rešitve vključujejo postopke prevzemanja arhivskega gradiva na vseh treh temeljnih področjih arhivske dejavnosti, ki so (1) prevzemanje arhivskega gradiva v pristojne javne arhive, (2) njegovo nadaljnjo strokovno obdelavo, dolgoročno ohranjanje, upravljanje in varno hrambo v skladu z veljavno zakonodajo ter (3) uporabnikom prijazen dostop in uporabo. Velika udeležba na mednarodni konferenci, ki je ob simultanem prevajanju potekala v slovenskem in angleškem jeziku, je pokazala, da je izmenjava znanj in dobrih praks potrebna za povečanje zaupanja javnosti v e-rešitve.
Digitalizacija že prevzetega arhivskega gradiva v fizični obliki
Obstaja veliko tveganje, da bo določen del fizičnega gradiva, zaradi pogoste uporabe ali zaradi fizičnih lastnosti samega nosilca zapisa, sčasoma propadel ali postal neuporaben. Z namenom ohranjanja tega gradiva v kar najboljšem stanju oz. njegove vsebine, v skrajnem primeru uničenja ter hkrati omogočanja njegove uporabe, je del tega gradiva treba digitalizirati oz. pretvoriti v obliko, skladno s strokovnimi standardi in zakonskimi določili. To neposredno vpliva na velikost in obseg potrebnih
kapacitet e-ARH.si, ki poleg arhivskega gradiva, ki je že v izvirni obliki digitalno, hrani tudi digitaliziran zapis. Ne glede na to, da pravno vrednost gradiva
predstavlja izvirna fizična oblika, pa je treba upoštevati dejstvo, da lahko sčasoma ta oblika postane neuporabna. Zato morajo biti postopki digitalizacije izvedeni na način, s katerim bo zagotovljena dostopnost in pravna vrednost digitalizatom arhivskega gradiva.
Leta 2013 je bilo v svetu izgubljenih ali ukradenih skoraj 14.717.618.286 digitalnih zapisov (Gemalto, https://breachlevelindex.com/, 2019), to je 18.525.816 na dan, 771.909 na uro, 12.865 na minuto oziroma 214 na sekundo. Poslanstvo projekta opredeljuje vrednotenje, pridobivanje, strokovno obdelavo, ohranjanje in omogočanje uporabe arhivske kulturne dediščine Republike Slovenije v elektronski obliki.
Sodelovanje sedmih javnih arhivov
Pod okriljem projekta sodeluje 57 zaposlenih v slovenskih javni arhivski službi, kar je skoraj ena tretjina vseh, ki prihajajo iz sedmih slovenskih javnih arhivov. To so Zgodovinski arhiv Ljubljana, Pokrajinski arhiv Maribor, Pokrajinski arhiv Koper, Zgodovinski arhiv Celje, Zgodovinski arhiv na Ptuju, Pokrajinski arhiv Nova Gorica ter Arhiv Republike Slovenije. V projektno skupino so vključeni tudi strokovnjaki s posebnimi znanji na področju avdio/video gradiva in prostorskih podatkov.
Lastna razvoj in znanje
V okviru projekta e-ARH.si so na podlagi lastnih specifikacij in s pomočjo zunanje programerske hiše razvili programska orodja za ustvarjalce arhivskega gradiva in za končne uporabnike SIP 2.0.
Dolgoročno delovanje
Za potrebe priprave, načrtovanja in izvedbe projekta je bila leta 2009 opravljena študija izvedljivosti dolgoročne hrambe elektronskega arhivskega gradiva in idejno zasnovali prvo strategijo ter izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2010–2015. V nadaljevanju so izvedli strategijo in izvedbeni načrt nadaljnjega razvoja e-ARH.si za obdobje 2016–2020 ter se, po sprejetju s strani Vlade RS, usmerili v pridobitev evropskih sredstev za njuno
uresničitev. Projekt razvoja slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si delno financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada, v okviru Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014–2020.
24 predstavitev
V okviru tokratne konference se na 24 predavanjih predstavlja 17 predavateljic in predavateljev, ki bodo udeležence seznanili z izzivi e-arhiviranja in predstavili primere dobrih praks iz Slovenije in tujine.
Dostop do zasebnih podatkov kot temelj digitalnega totalitarizma, dr. Dan Podjed, ZRC SAZU
Živimo v svetu, v katerem je dokumentiran in arhiviran vsak naš korak. Na javnih površinah nas spremljajo nadzorne kamere, med katerimi je vse več takšnih, ki samodejno prepoznajo obraze, šolarji nosijo s sabo prenosne telefone z aplikacijami, po katerih jih spremljajo starši, državne ustanove pa lahko kadar koli preverijo, kakšno je stanje na posameznikovem bančnem računu. Na ogled smo tudi na spletnih omrežjih, kjer prostovoljno objavljamo fotografije in v zameno za všečke in sledilce
razgaljamo svoj vsakdan, s pomočjo telefonov, ki jih nosimo s sabo, pa zasebna podjetja v vsakem hipu spremljajo, kje smo in kaj počnemo.
Ali v svetu, v katerem nenehna vidnost postaja nova normalnost, sploh še lahko vzdržujemo ločnico med javnim in zasebnim? Ali lahko preprečimo digitalni totalitarizem, ki je utemeljen na beleženju in kvantificiranju vsakdanjega življenja ter dostopu do zasebnih podatkov? Dr. Dan Podjed se v predstavitvi posveča tem vprašanjem in skuša razkriti tudi, kdo so največji dobičkarji dobe, v kateri so podatki o ljudeh glavna dobrina, ter pojasniti, zakaj je podjetjem in državam v interesu, da se čim več razkazujemo.
Antropolog dr. Dan Podjed je raziskovalec v Inštitutu za slovensko narodopisje Znanstvenoraziskovalnega centra SAZU, projektni sodelavec Inovacijsko-razvojnega inštituta Univerze v Ljubljani in docent na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani. Raziskovalno radovednost namenja razmerju med ljudmi in tehnologijami ter sodeluje pri razvoju družbi in okolju prijaznih izdelkov in storitev. Pred kratkim je izdal odmevno knjigo z naslovom Videni, v kateri pojasni, zakaj se vse več opazujemo in razkazujemo.
Izzivi arhiviranja družabnih omrežij, Anne Aune, Norveški državni arhiv
Urejanje, ohranjanje in poznavanje arhivov je osnova identitete narodov, skupin in posameznikov. Arhivi pa so tudi orodja za spominjanje. Kaj, če ne ohranimo nobene sledi gibanj, ustvarjenih in razširjenih na družabnih medijih? V preteklosti so arhivisti določali, kateri zapisi različnih organizacij so arhivskega značaja. Internet in družbena omrežja imajo danes vpliv tudi na delo arhivov. Družbena gibanja se pogosto organizirajo preko družabnih omrežij, značilno pa je tudi, da se hitro
spreminjajo. V predavanju bomo izvedeli kako in zakaj jih ohraniti. Norveški državni arhiv je leta 2017 vzpostavil pilotni projekt na primeru parlamentarnih volitev, kjer v arhiv zajemajo in ohranjajo izjave norveških politikov na družbenih omrežjih.
Prilagajanje arhivskega gradiva za dostopnost ranljivim skupinam Antun Smerdel in Mojca Kosi, Arhiv RS
Sledimo načelu, da telesne omejitve ne smejo biti ovira posameznikom, da ne bi mogli spoznati svoje preteklosti in slovenske kulturne dediščine, ki jo hranimo v javnih arhivih. Lanska konferenca je bila prva s področja arhivistike in informatike delno prilagojena ranljivim skupinam in tolmačena v slovenski znakovni jezik. Prikaz primera: arhiviranje seje državnega zbora - priprava in prevzem digitalnega arhivskega gradiva z urejevalnikom* SIP 2.0, programskega orodja, ki so ga po
specifikaciji Arhiva RS, razvili v podjetju Noema.
Jože Glavič (Zgodovinski arhiv Ljubljana), Bojan Verbič (Državni zbor), Damjan Lindental (Zgodovinski arhiv na Ptuju) mag. Maja Ferle, Noema cooperating, d. o. o.
Predstavitev vključuje pregled postopka in sodelovanja med ustvarjalcem arhivskega gradiva in pristojnim arhivom pri reševanju izziva prevzema digitalnega arhivskega gradiva. Obravnavane teme so izzivi in postopki digitalizacije analognih video zvočnih posnetkov, obdelava in priprava digitalnega gradiva za potrebe prevzema v arhiv, predstavitev orodja Urejevalnik SIP 2.0, njegova uporaba ter implementacija na primeru digitaliziranih posnetkov.
* sprejemni informacijski paket (SIP): predstavlja zaokroženo celoto, v kateri ustvarjalec arhivu izroči arhivsko gradivo v digitalni obliki v skladu z navodili pristojnega arhiva;
Digitalizacija in digitizacija
Angleško govoreči svet razlikuje med postopkom digitizacije (ang. digitization), ki označuje pretvorbo analognega gradiva v digitalno, in postopkom digitalizacije (angl. digitalization), ki označuje preoblikovanje poslovanja organizacije z uporabo najnovejših digitalnih tehnologij kot so npr. računalništvo v oblaku, internet stvari, 3D tiskanje, umetna inteligenca, robotika, mobilne tehnologije, družbeni mediji in druge.
Popisovanje arhivskega gradiva zamejcev in Slovencev po svetu
Arhiv RS mora skladno s predpisi voditi evidenco gradiva arhivskega gradiva tudi v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša se na Slovenijo in Slovence ter lastno gradivo dopolnjevati z reprodukcijami tega gradiva. Trenutno popisovanje arhivskega gradiva zamejcev in Slovencev po svetu poteka tako, da pristojni arhivisti opravijo obisk na lokaciji, kjer uporabnikom pokažejo osnove popisovanja ter rokovanja z gradivom. Uporabniki nato gradivo popisujejo v preglednice ali tekstovne datoteke, ki jih
pošljejo v Arhiv RS. Popisovanje poteka povsem samostojno, uporabniki arhivistov načeloma ne prosijo za pregled nad načinom in kvaliteto popisovanja. Odločili smo se, da ta proces digitaliziramo. Zato smo septembra 2019 izbrali in naročili programsko orodje scopeGo!, ki bo vezan na naš trenutni sistem popisovanja arhivskega gradiva scopeArchive.
Izvajamo združevanje obstoječih podatkovnih baz
Arhiva Republike Slovenije in regionalnih arhivov, zato bomo izbrani program v naše okolje integrirali šele po zaključeni združitvi obeh baz.
O Arhivu Republike Slovenije
Začetki segajo v daljno preteklost, leta 1859 pa je Historično društvo za Kranjsko predlagalo, da bi se ustanovil deželni arhiv. Arhivsko gradivo so do tedaj že zbirale in popisovale različne institucije, društva in posamezniki. Z dograditvijo stavbe Deželnega, današnjega Narodnega muzeja v Ljubljani v letu 1887, so bili zgrajeni tudi prostori, kjer so združili vse do tedaj zbrano gradivo in arhiv je začel delovati kot del muzeja. Leta 1926 je bil formalno ustanovljen Državni arhiv, ki pa je
še vedno deloval kot oddelek muzeja. Oktobra 1945 je bil ustanovljen Osrednji državni arhiv Slovenije kot samostojna ustanova, ki se je v letu 1953 preimenovala v Državni arhiv Slovenije, leta 1966 v Arhiv Slovenije, leta 1979 v Arhiv Socialistične republike Slovenije in leta 1991 v Arhiv Republike Slovenije.
Sedež ima od leta 1953 v Ljubljani v Gruberjevi palači na Zvezdarski ulici 1, prostore pa ima arhiv še Kongresnem trgu 1, na Dunajski 48 in na Poljanski 40, izven Ljubljane pa v Gotenici in Borovcu na Kočevskem. Zaposlenih je 71 uslužbencev; skoraj polovica je arhivistov, ostali pa so arhivski in strokovno-tehnični sodelavci ter konservatorji. Arhiv Republike Slovenije hrani različno gradivo, npr. rokopise že iz 9. stoletja; listine od 12. stoletja dalje; gradivo zemljiških gospostev, rodbin in posameznikov od 13. stoletja; gradivo državnih organov, ki so imeli sedež na ozemlju Slovenije, od 15. stoletja; gradivo organov, organizacij in društev s področja gospodarstva, bančništva, zdravstva in socialnega varstva, šolstva, kulture in znanosti od 16. stoletja; zemljiške knjige, katastre, načrte od 18. stoletja; slovenske dokumentarne, animirane in igrane filme pa od leta 1905. Glavne dejavnosti Arhiva RS so zbiranje, varovanje, urejanje in sodelovanje z državnimi organi, delujočimi za celo državo, glede gradiva, ki nastaja pri njihovem delu. Za vso državo hrani filmsko arhivsko gradivo in tudi gradivo zasebnikov. Vodi še zbirno evidenco arhivskega gradiva v domovini in tistega v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, ter evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov, štampiljk in seveda omogoča ogled gradiva – naše kulturne dediščine.
V Arhivu RS od januarja 2011 mesečno pripravljajo Arhivalije. Spletna rubrika je namenjena popularizaciji arhiva in arhivskega gradiva.
